Tecnología: ¿Cómo proteger un documento digital?

Toda información cabida en un soporte electrónico es llamada documento digital. Pueden contener diferentes formatos y recabar todo tipo de información útil con distintas finalidades. Son considerados bienes únicos que nos permiten una mejor organización y comunicación.

Estos documentos deben ser únicos, irremplazables y privados. Bien sabemos que toda información digitalizada corre riesgo de sufrir robo ante ataques externos, interrupciones, interceptaciones o modificaciones, por lo tanto, es importante que se encuentren protegidos.

¿Por qué es importante proteger documentos digitales?

• Para generar un bloqueo del sistema a cambio de un rescate para recuperarlo
• Para evitar el robo de datos a través de software de publicidad engañosa
• Para la recopilación de información personal a través de un malware
• Para evitar el robo de datos de tarjetas y cuentas bancarias

tecnología FOTO2 (002).jpg

Mejores estrategias para proteger documentos digitales

Incorporar claves

La utilización de claves tiene como finalidad restringir el acceso a diferentes usuarios y/o personas a sus documentos. La creación de éstas permite ingresar a los archivos deseados y seleccionar personalmente a quienes vayan a tener acceso a los mismos.

Es importante que, al momento de crearlas, se piense en números y/o palabras que no puedan ser adivinadas fácilmente por aquellos que intenten violar el acceso. Para esto, es necesario apartar la clave de todo origen personal, es decir, no incorporar fechas de cumpleaños, nombres de personas conocidas, frases popularmente reconocibles, etc.

Tampoco se recomienda utilizar la misma contraseña en diferentes archivos, es fundamental variarlas para evitar que, si alguien logra descifrar el código, se reduzca considerablemente la entrada a varios documentos de extrema sensibilidad.

Deberían utilizarse letras y números al azar, mayúsculas y minúsculas alternadas, además de signos y caracteres, por ejemplo, arroba, numeral o guion bajo, por caso.

Priorizar la seguridad móvil

Asegúrate de garantizar que nadie ajeno a la empresa pueda acceder a la información disponible. Consulta sobre la disponibilidad de un gestor documental que genere la encriptación de datos y copias de seguridad periódicas, y considera la posibilidad de instalar un antivirus, con el fin de poder detectar y eliminar diferentes virus informáticos que puedan amenazar la integridad de sus computadoras.

Establece una autenticación 100% segura a través de un usuario y una clave, así sólo acceden al sistema aquellas personas que están autorizadas para intervenir en él.

Guarda los archivos ante la posibilidad de sucesos imprevistos

Siempre al momento de pensar en digitalizar un archivo, hay que tener en cuenta los riesgos que se corren, como mencionamos al principio. Ante la posibilidad de que ocurra cualquier suceso imprevisible, hay que contar con un plan B para poder recuperar cualquier tipo de información y que no se pierda permanentemente.

Para eso, existen servidores virtuales que sirven como almacenamiento de archivos. Las empresas y aquellas personas que lo necesiten, pueden alquilar, comprar o contratar una determinada capacidad para poder preservar lo que deseen. Mientras se encuentren los archivos en esta red de almacenamiento, pueden ser modificados, agregados o incluso eliminados por su autor.

Algunos ejemplos son: Dropbox, Google Drive, iCloud, Box…etc.

¿Qué hay de las firmas electrónicas?

La firma electrónica se utiliza como herramienta integral y legal que actúa como garante de autoría. Brinda seguridad y transparencia al momento de compartir archivos y evita las molestias de las firmas físicas en cuanto a tiempos y distancias.

Una de las grandes ventajas de acceder a la firma digital, es promover la despapelización y generar mayor seguridad, reduciendo la exposición a personas no autorizadas o no deseadas que son inevitables con las firmas tradicionales.